Вопрос аудитору
Организация в связи с угрозой распространения коронавируса приняла решение перевести сотрудников на удаленный режим работы на период карантина. Можно ли компенсировать сотруднику расходы, связанные с использованием в рабочих целях его личного имущества (ноутбук, принтер и т.п.), а также затраты на интернет, мобильную связь, бумагу для печати и иные необходимые для работы материалы? Учитываются ли такие затраты в расходах для целей исчисления налога на прибыль? Облагается ли сумма компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Какие документы для этого нужны?
Дистанционная работа – это работа, выполняемая (ст. 312.1 ТК РФ):
Если организация переводит сотрудников на удаленный режим работы, то с ними необходимо заключить дополнительные соглашения о дистанционной работе (ст. 72 НК РФ).
В трудовом договоре (дополнительном соглашении) с дистанционным работником должны быть определены (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ):
Напомним, что компенсация за использование сотрудником личного имущества (инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику) в рабочих целях с согласия работодателя, а также возмещение расходов, связанных с таким использованием, положены всем сотрудникам, а не только дистанционным (ст. 164, ст. 188 ТК РФ).
Налоговый учет
Для целей налогообложения прибыли расходами признаются любые затраты при условии, что они являются экономически обоснованными, документально подтвержденными и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 09.09.2019 № 03-03-07/69368).
Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 подтвердил положения п. 1 ст. 252 НК РФ в отношении учета компенсации за использование личного имущества сотрудника в интересах работодателя в целях налогообложения прибыли. Ведомство подтвердило следующее: поскольку возмещаемые в таком случае расходы понесены в связи с исполнением трудовых обязанностей, они связаны с производственной деятельностью организации, то есть направлены на получение дохода. Как и любые другие расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли, их необходимо документально подтвердить.
Для выплаты компенсации в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником должно быть поименовано личное имущество, используемое им в рабочих целях, а также приведен расчет (порядок расчета) суммы компенсации.
Законодательство не устанавливает порядок расчета компенсации, то есть сумму компенсации можно платить как в фиксированном размере, так и рассчитывать каждый месяц исходя из определенных показателей.
Но с точки зрения экономической обоснованности размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества следует установить исходя из расчетной суммы амортизации по нему, т.е. с учетом его стоимости и срока полезного использования (в соответствии с Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утв. постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1).
Рассчитаем сумму компенсации, которая положена дистанционному работнику за использование в рабочих целях личного ноутбука.
Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств – свыше двух лет до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23 "Машины офисные прочие").
Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации за его использование следует включить только рабочее время.
Например, в апреле – это 24 % от общего времени (175 раб. час. / (30 кал. дн. * 24 час.) = 24%),
в мае – это 18 % от общего времени (135 раб. час. / (31 кал. дн. * 24 час.) = 18%).
Таким образом, компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 руб. в апреле составит 373,33 руб. (56 000 / 36 * 24% = 373,33 руб.), в мае – 280,00 руб. (56 000 / 36 * 24% = 280,00 руб.).
Наряду с износом технических средств, используемых в работе, сотрудник несет затраты на мобильную связь, интернет, электричество, картриджи и бумагу для печати (если этого требует рабочий процесс), канцелярские товары, иные материалы.
По затратам на мобильную связь целесообразно приложить распечатки телефонных звонков, предоставленных оператором мобильной связи, и выделить из них рабочие звонки или рассчитать их процент в общей сумме разговоров.
В затратах на интернет так же, как и при использовании техники, следует выделить сумму, приходящуюся на рабочее время.
Пример
При тарифном плане стоимостью 500 руб. в месяц сотруднику будет компенсировано в апреле 120 руб. (500 * 24% = 120 руб.), в мае – 90 руб. (500 * 18% = 90 руб.).
Расходы на картриджи, бумагу, канцтовары можно компенсировать в фиксированной сумме (также должен быть обоснованный расчет) либо по представленным сотрудником чекам.
Поскольку компенсация дистанционному работнику за использование личного имущества в служебных целях – это требование законодательства РФ и условие о ее выплате должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с работником, она учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ, как другие виды выплат, предусмотренных трудовым договором и производимых в пользу работника.
В то же время стоит отметить, что Минфин России допускает учет такой компенсации в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).
Суммы компенсаций за использование работниками личного имущества в рабочих целях и иных затрат при дистанционной работе:
Минфин России неоднократно напоминал, что для освобождения суммы компенсации за использование личного имущества работников от обложения НДФЛ и страховыми взносами условие о компенсации должно быть прописано в трудовом договоре (дополнительном соглашении). Также необходимы документы, подтверждающие право собственности работника на используемое имущество, документы, подтверждающие фактически понесенные затраты, расчеты компенсаций (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168 от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).
Обратите внимание, что условие о принадлежности сотруднику на праве собственности используемого в работе имущества обязательно, только если компенсация выплачивается на основании ст. 188 ТК РФ. Для дистанционных работников ст. 312.3 ТК РФ прямо предусмотрено, что им компенсация выплачивается за использование не только собственного, но и арендованного имущества. Поэтому она не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами и в том случае, когда используемое в работе имущество не является личным.
Бухгалтерский учет
В целях бухгалтерского учета компенсация сотруднику затрат, связанных с удаленной работой (в том числе с использованием личного имущества), признается:
На счетах бухгалтерского учета такие операции отражаются записями: