Минфин допустил использование в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухучета. Об этом сообщается в письме от 22.04.2020 № 03-01-10/32570.
Ведомство напоминает, что по закону о бухучете (от 06.12.2011 № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
Исходя из ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», в составе учетной политики экономического субъекта его руководителем утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации, порядок контроля за хозяйственными операциями.
По мнению Минфина, приведенные нормы не препятствуют использованию в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета.
При этом руководитель компании как лицо, организующее ведение бухучета и хранение бухгалтерских документов, должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных законом о бухучете.
БУХПРОСВЕТ
Сканы документов и штампы-факсимиле подписи директора допускаются только в гражданском обороте. Подписание договоров, актов, справок и других документов посредством факсимиле не влечет отказа во взыскании долга по договору. В налоговой сфере сканы документов и факсимильная подпись на первичных документах не влекут налоговых последствий. Документы бухгалтерского и налогового учета должны содержать личные подписи должностных лиц.
Личные подписи должностных лиц организации с указанием их фамилий и инициалов являются обязательным реквизитом первичного учетного документа (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом к собственноручной подписи приравнивается электронная подпись должностного лица.
По общему правилу организации и ИП обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете. За несоблюдение сроков хранения документов налогоплательщики несут ответственность по ст. 120 НК РФ, которая устанавливает штрафы за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.