Сокращенное рабочее время: как настроить и изменить график работы в 1С

Сокращенное рабочее время: как настроить и изменить график работы в 1С

В статье эксперты 1С напоминают основы трудового законодательства о сокращенном рабочем времени - что это такое и какая может быть продолжительность, каким категориям работников устанавливается, особенности оплаты. Рассматривается порядок настройки и изменения графиков работы в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.

Сокращенное рабочее временя: кому положено, продолжительность, порядок оплаты

В соответствии со статьей 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Трудовое законодательство определяет категории работников, которым установлена сокращенная продолжительность рабочего времени.

Понятия «сокращенная продолжительность рабочего времени» в Трудовом кодексе РФ нет, но есть объяснение через противопоставление нормальной продолжительности рабочего времени и указание на то, что оплата при сокращении рабочего времени по общему правилу не уменьшается по сравнению с работой нормальной продолжительности (за исключением оплаты сокращенного рабочего времени несовершеннолетних сотрудников).

В Трудовом кодексе вопросам сокращенного рабочего времени посвящено несколько статей.

Статья 92 ТК РФ определяет категории работников, которым устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени в неделю.

Этот перечень может быть расширен, так как эта же статья Трудового кодекса допускает, что сокращенная продолжительность рабочего времени может устанавливаться и для других категорий, перечисленных в ТК РФ или регламентированных иными федеральными законами*.

Примечание:
* Обратите внимание, что неполное рабочее время (неполный рабочий день (смена) или неполная рабочая неделя) регулируется статьей 93 ТК РФ, устанавливается по соглашению между работодателем и работником и в этой статье не рассматривается.

Согласно статье 92 ТК РФ, сокращенное рабочее время следует установить следующим категориям работников:

Кроме того, трудовое время сокращается на основании других статей ТК РФ следующим категориям работников:

Длительность сокращенного рабочего времени для основных категорий трудящихся измеряется в часах, отработанных за неделю, и также определена статьей 92 ТК РФ.

Так, к примеру, продолжительность рабочего времени не должна превышать за неделю:

В указанной статье приводятся предельно допустимые временные рамки сокращения.

Наряду с сокращением трудовой недели в Трудовом кодексе установлены нормативы ежедневной продолжительности труда для особых категорий сотрудников (ст. 94 ТК РФ). Например:

По общему правилу специалисты, работающие в условиях сокращенного рабочего времени, получают полную зарплату. То есть сокращенное время - это и есть установленная норма времени для указанных категорий работников.

Исключение из этого предписания - порядок оплаты труда несовершеннолетних сотрудников (ст. 271 ТК РФ). Несовершеннолетний сотрудник, сочетающий работу с образовательными занятиями, получает зарплату в зависимости от фактически отработанного времени. Повременная оплата несовершеннолетнему работнику начисляется с учетом сокращения времени работы. Если оплата труда несовершеннолетнего работающего зависит от выработки, то нормы выработки пересчитываются с учетом сокращенного трудового времени.

По сути, оплата труда несовершеннолетних работников производится по правилам, установленным для неполного, а не для сокращенного рабочего дня (несмотря на то, что правила расчета соответствуют неполному рабочему времени, это сокращенное рабочее время, так как режим работы устанавливается законодательными актами).

Работодатели вправе предусмотреть в коллективных и/или трудовых договорах доплату несовершеннолетним трудящимся до уровня полного заработка, установленного по штатному расписанию предприятия.

Для всех категорий сотрудников, для которых законом установлено сокращенное рабочее время, время, отработанное сверх этого, считается сверхнормативным и оплачивается в соответствии с требованиями статьи 152 ТК РФ: за первые 2 часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере либо по желанию работника компенсируется предоставлением дополнительного времени отдыха.

Настройка графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рабочее время определяется графиком работы. Графики работы назначаются сотрудникам при приеме на работу, кадровом перемещении или при переводе сотрудника из одной организации, входящей в состав предприятия. Настраиваются Графики работы сотрудников в одноименном справочнике (меню Настройка - Графики работы сотрудников) по ссылке Изменить свойства графика (рис. 1).

бух

Рис. 1. Настройка графика работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

БлокНеполное рабочее времязаполняется при настройке графика работы несовершеннолетних сотрудников с целью пересчета нормы времени относительно другого графика, например, 40-часовой рабочей недели. Как правило, для сокращенного рабочего времени флагНеполное рабочее времяне устанавливается, так как указанная в таблицеРасписание работыпродолжительность работы по дням недели в часах и есть полная рабочая норма времени по этому графику. Исключение составляют графики работы несовершеннолетних работников. БлокНеполное рабочее времядоступен при установленном флагеИспользуется работа по неполной ставке(менюНастройки - Кадровый учет).

В таблицеРасписание работыв полеЯвкаследует установить с понедельника по пятницу норму времени по дням в часах.

Обратите внимание, что название поляЯвкаотображает соответствующийВид времени,установленный флагом в таблицеВиды времени.

В полеДлительность рабочей неделиавтоматически подсчитывается продолжительность рабочей недели в часах. После подтверждения настройки кнопкойОКграфик работы автоматически заполняется на весь год.

Заполненный автоматически в соответствии с производственным календарем график можно корректировать вручную. Но следует помнить, что установленный флагАвтоматическое обновление по производственному календарюозначает перезаполнение графика при обновлении производственного календаря с потерей всех внесенных ручных изменений.

В документе предусмотрены печать графика работы по кнопкеГрафик работыи автоматический расчетСреднемесячного числа часов и днейв году.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 перевести сотрудника на другой график работы можно, зарегистрировав документКадровый перевод,установив флагПеревести на другой графики выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы.При этом флагОтразить в трудовой книжкене активен, и это событие не отразится в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р*.

Примечание:
* Подробнее о том, как перейти на использование электронной трудовой книжки, см. в статье Электронные трудовые книжки: как начать использовать.

Кроме того, для регистрации изменения графика работы сотрудников предназначен документИзменение графиков работы списком. Этот документ не предназначен для регистрации сведений в трудовой книжке, и потому это событие также не отразится автоматически в отчетах СЗВ-ТД и СТД-Р. Это соответствует порядку заполнения отчетов: кадровое мероприятие, соответствующее смене графика, не предусмотрено.

Пример 1

Инвалиду II группы менеджеру Г.П. Козодоеву необходимо установить 35-часовую рабочую неделю и рассчитать зарплату за полный отработанный месяц по его графику.

Оклад по штатному расписанию для должности менеджер - 35 000 руб. с 01.02.2019.

В таблицеРасписание работыприНастройке графика работыв полеЯвкас понедельника по пятницу следует установить по 7 часов. При этомДлительность рабочей неделиавтоматически установилась 35 часов.

После представления документов, подтверждающих инвалидность, сотрудника Г.П. Козодоева необходимо перевести на работу в режиме сокращенного рабочего времени в соответствии с настроенным графиком. Зарегистрировать новый график работы сотрудника можно, например, документомКадровый перевод,установив флагПеревести на другой графики выбрав соответствующий предварительно настроенный график работы (в Примере 1 - «сокращенное время инвалида 2 гр», рис. 2).

бух

Рис. 2. Перевод сотрудника на другой график работы

Пример 2

На работу менеджером с окладом 35 000 руб. был принят 17-летний М.С. Горбунков.

При настройке графика работы несовершеннолетнего работника в возрасте от 16 до 18 лет следует (в отличие от настройки графика в Примере 1) установить флагиНеполное рабочее времяиСчитать норму по другому графику. В качестве графика, по которому предстоит считать норму, следует выбрать стандартный график: «пятидневка» с 40-часовой рабочей неделей (рис. 3).

бух

Рис. 3. Настройка графика работы несовершеннолетнего сотрудника

При начислении зарплаты заработок по окладу М.С. Горбункова за полностью отработанный месяц февраль 2020 года в размере 30 625 руб. рассчитывался по формуле:

бух

то есть: 35 000 руб. X 133 часа / 155 часов.

Важно: так как фактически отработанное время и норма времени по пятидневке учитываются в часах, то в качестве начисления для оплаты труда М.С. Горбункова в программе следует установить вид расчетаОплата по окладу (по часам).

Изменение графиков работы в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)

Если изменение графиков работы происходит не с первого числа месяца, то рассчитать норму рабочего времени за месяц, в котором произошло изменение графика работы, следует по правилам, установленным положением о заработной плате организации: либо двумя частями отдельно по графикам работы до и после изменения, либо соединив части разных графиков в единый.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 выбор варианта устанавливается в менюНастройки - Расчет зарплатыпереключателемПри изменении нормы времени из-за смены графика работы не с первого числа месяца, считать норму временив одно из двух положений:

Однако на самом деле метод расчета нормы времени определяется наличием или отсутствием документаИндивидуальный график(менюЗарплата - Индивидуальные графики).Даже если выбран вариантИсходя из графиков работы до и после изменения,но заполненИндивидуальный график,то расчет производится исходя из нормы времени поИндивидуальному графику.И наоборот, при отсутствииИндивидуального графика расчет производитсяИсходя из графиков работы до и после изменения.

Учтите, что в случае, когда один из графиков содержит настройку неполного рабочего времени, применениеИндивидуального графикаприводит к искажению результата. Причиной искажения становится то, чтоИндивидуальный графикне учитываетНеполное рабочее время.

Пример 3

В продолжение Примера 2: 10.02.2020 М.С. Горбункову исполнилось 18 лет, и с этого дня он переведен на график работы «пятидневка».

С 1 по 9 февраля у М.С. Горбункова был назначен график работы на условиях сокращенного времени, а с 10 по 20 февраля действует график полного времени.

В графике сокращенного рабочего времени несовершеннолетнего сотрудника установлены флагиНеполное рабочее времяиСчитать норму по другому графику.

Изменение графика работы М.С. Горбункова зарегистрировано в программе документомИзменение графиков работы списком.

Норма рабочего времени за месяц исчисляетсяИсходя из графиков работы до и после изменения.Расчет заработка за февраль производится двумя частями.

Для обеих частей норма по пятидневке за месяц составляет 152 часа, при этом на условиях сокращенного рабочего времени отработано с 1 по 9 февраля 5 рабочих дней по 7 часов. Заработок за первую часть составляет: 35 000 руб. х 35 часов / 152 часа = 8 059,21 руб.

Во второй части месяца отработано с 10 по 29 февраля 14 дней по 8 часов. Заработок за вторую часть месяца составляет: 35 000 руб. х 112 часов / 152 часа = 25 789,47 руб.

Таким образом, за февраль М.С. Горбункову начислено 33 848,68 руб. при окладе 35 000 руб.

Пример 4

В продолжение Примера 1: справка об инвалидности у Г.П. Козодоева действует с 10.02.2020. Ему необходимо установить график сокращенного рабочего времени именно с 10 февраля. До этой даты он работал по графику «пятидневка».

Если рассчитывать норму времениИсходя из графиков работы до и после изменения,то расчет заработка за февраль производится двумя частями, и в период с 1 по 9 февраля отработано 40 часов по пятидневке (норма за месяц - 152 часа). В период с 10 по 29 февраля отработано 98 часов из месячной нормы сокращенного рабочего времени 133 часа.

В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой февраль 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (9 210,53 руб. + 25 789, 47 руб.).

Если рассчитывать норму рабочего времени в феврале для Г.П. КозодоеваИсходя из индивидуального графика работы,то следует сформироватьИндивидуальный график(рис. 4).

бух

Рис. 4. Индивидуальный график

После выбора в документеИндивидуальный графиккнопкойПодборсотрудника автоматически заполняется единый график на указанныйМесяцна основании графиков пятидневки и сокращенного рабочего времени. Норма рабочего времени у Г.П. Козодоева в феврале составляет 138 часов. Расчет заработка за февраль при этом производится двумя частями исходя из следующего:

За первую часть месяца заработок составил 10 144,93 руб. (35 000 руб. х 40 часов / 138 часов) и за вторую часть февраля - 24 855,07 руб. (35 000 руб. х 98 часов / 138 часов).

В целом за полностью отработанный в соответствии с установленной нормой времени в феврале 2020 года заработок Г.П. Козодоева составляет полный оклад 35 000 руб. (10 144,93 руб. + 24 855,07 руб.).

Так как в Примере 4 предполагалось, что месяц отработан полностью, заработок сотрудника за полностью отработанный месяц будет одинаков при любом варианте этой настройки.

1С:ИТС

О сокращенной продолжительности рабочего времени см. в Справочнике кадровика раздела Консультации по законодательству.

От редакции.Об учете рабочего времени и труда в «1C:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3), в том числе о настройке графиков работы и начислений, как нормировать труд и учесть рабочее и нерабочее время в программе, эксперты 1С рассказывали в 1С:Лектории 31.10.2019. С видеозаписью лекции можно ознакомиться на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.